Experiência profissional

Atuo como secretária executiva desde 1994, há 17 anos. Antes de iniciar essa profissão, havia trabalhado como recepcionista em uma escola de idioma alemão. Esse foi meu primeiro emprego, em que eu podia trabalhar, fazer faculdade de Letras e, ao mesmo tempo, estudar a língua alemã. Ao finalizar o curso de Letras e Licenciatura, fui convidada a dar aulas de alemão na escola onde trabalhava, aceitei e lecionei por quase dois anos, porém, percebi que não gostaria de dar continuidade à carreira de professora. Após esse período, atuei como auxiliar de secretária executiva e, finalmente em 1994, iniciei minha carreira como secretária de Gerência em uma multinacional alemã. Assim, fui convidada a secretariar os altos executivos até chegar ao Presidente na empresa em que trabalho atualmente.

As mudanças referentes às tarefas ocorreram de acordo com as variações de nível, ou seja, como secretária de gerente, trabalha-se com mais foco na equipe como um todo, claro que dando suporte ao gerente, mas a dependência deste é menor. Como secretária de Diretoria, as exigências aumentam, já que há mais foco no executivo e em sua agenda de compromissos e, paralelamente, foco na equipe deste diretor. Como secretária de Presidente, a exigência de foco neste executivo exclusivamente é bem grande, pois, passa-se a ser o “braço-direito” deste, em que ele chega a delegar sua agenda totalmente aos cuidados da secretária e confia em sua eficiência, para que seus compromissos possam ser selecionados e cumpridos criteriosamente. Assuntos confidenciais devem ser tratados com sigilo; a postura e a discrição são fundamentais.

Não considero esta profissão difícil, considero, acima de tudo, de responsabilidade.

Para ser uma boa secretária existem algumas características bastante importantes, como:   responsabilidade, discrição, dedicação, pontualidade, integridade, flexibilidade e, não podemos esquecer da simpatia, que torna qualquer atividade mais agradável para toda uma equipe.

Considero que um dos maiores desafios desta profissão seja a de saber lidar com imprevistos. Trabalhamos a maior parte do tempo com diferentes personalidades, clientes internos (colegas de trabalho), clientes externos, fornecedores e outros. São diversos assuntos com complexidades diversas e a função da secretária é ser uma interface entre uns e outros, tentando ajudar a solucionar os conflitos e dificuldades do dia a dia. Viagens de última hora, reuniões, agendamentos emergenciais e cancelamentos fazem parte da rotina.

Como em toda carreira, prós e contras figuram no dia a dia. Acredito que uma das grandes vantagens nesta profissão, seja a possibilidade de atuar em vários campos diferentes. Não existe rotina, pois os desafios surgem sempre e as adaptações são necessárias.

A desvantagem de seguir esta carreira talvez seja pelo fato de estarmos, de certa maneira, na retaguarda do trabalho, quero dizer com isso que, damos apoio e suporte a um executivo ou vários, mas que não desenvolvemos, de maneira geral, projetos nossos.

Vale ressaltar que a pró-atividade deve ser uma característica importante para a secretária. Cada vez mais a tomada de decisões fica a critério desta profissional, o que auxilia e muito no andamento das tarefas básicas de um escritório. O executivo já tem carga suficientemente grande de decisões a tomar, assim, o máximo que sua secretária puder adiantar e resolver por si mesma, já ajuda bastante.

Outro ponto a ser observado é que a secretária é a interface entre a empresa e o cliente.

O cliente externo é o fundamento da empresa, em que deve ser tratado com respeito e flexibilidade. Tratá-lo com cordialidade e, acima de tudo, mostrar seu interesse em ajudar é fundamental, já que ele é a razão de existência da empresa.

Às futuras secretárias, que hoje ainda são estudantes de secretariado e/ou estagiárias, posso aconselhar que, em primeiro lugar, respeitem e exijam respeito à profissão, como em qualquer outra. O trabalho exige responsabilidade, confiança e seriedade, por isso, prestem atenção no perfil de sua equipe e de seu chefe e também da empresa para que, assim, possam estar dentro das exigências e necessidades da função em que estarão exercendo. Adequar-se significa estar atento e mostrar o interesse por um bom desempenho.

Fiquei feliz e orgulhosa por ter sido escolhida pelo grupo de Secretariado Executivo Trilíngue da FMU para dar este depoimento, pois, com isso, pude expor um pouco o que é esta profissão e não me arrependo de tê-la escolhido, pois, por enquanto considero que optei por um caminho seguro.

Karem Rothe

Secretária da Presidência

Continental Brasil Ind. Automotiva Ltda.